中联部自助OA

 我们的欢乐客户     |      2019-12-26 10:40
四个人,五、六年时间,几十万元的投入,中共中央对外联络部(以下简称中联部)信息化工作办公室主任任锦华笑着说:“不少人说机关电子政务建设难做,是因为资金短缺、领导不重视、流程理不顺等原因,可我们的OA(办公自动化)就靠这点钱、这点人,却在上到部长、下到文秘的528位公务员中用活了!”
而中联部OA更是有一个特色:由于安全问题一直是电子政务建设中一个敏感问题,中联部也同样非常重视这一问题。每隔二十分钟,中联部内部网上的数据都要进行三地备份,而机关公务人员使用的电脑,即将拆除掉所有的光驱和软驱,所有涉密信息不允许保存在私人电脑的硬盘和软盘中!
任锦华常常这样评价自己:“一没有专业技术背景、二没有经过系统培训。”1996年,任锦华带着几个人,拿着几十万元钱,从建立机关涉密网开始,迈开了中联部信息化建设的艰难一步。他这几年做机关信息化的经历被很多人蒙上了一层神秘色彩,很多人都在疑惑,我们投了几千万元,光专家就请了几十个,为什么信息化还是没有搞好,任锦华有什么秘诀?中联部实施OA有什么秘诀?

享受网上办公

笔者采访任锦华时,他连着两天加班到深夜,“没办法,机关有些人对OA平台——‘政务信息管理系统平台’的使用提了点意见,我们就连夜改起来了。”“这个平台不是用了好几年么,为什么要改?”“从1997年开始应用至今,我们对这个平台的改动就从来没有停止过,只要有人提出修改意见,我们就要在最短时间内加以改进!”
在任锦华看来,有人提意见是好事,“我们不怕别人提意见,就怕谁都不搭理我们,只有大家离不开这个办公平台了,将它看成工作中必不可少的一部分了,才会在使用中遇到麻烦时马上提出来。”
有人说机关信息化最难之处是如何让工作人员接受这种工作方式的变革,并且不产生抵触情绪。提起这个难题时,任锦华微微一笑,“网络体现的是便利,使用它,就要切实享受它。只要能给服务对象带来享受和使用便利,推行就会容易。”任锦华介绍,以往机关中的一份文件,从部长审阅后往下传,最快也要好几天才能到达普通工作人员手中,他们甚至还可能看不到这份文件。但是采用OA平台办公后,中联部将外部来文、内部待办文件、等待核办的文件在24小时内全部公布在内部网上,这样一来大家发现,只要权限允许,他们完全可以和部长同步看到一份文件,这样就对OA平台一下产生了好感。
另外,机关文件的撰写、打印需要固定的格式,但是由于没有固定模版,每个人处理文件时采用的格式都不尽相同,导致公文的流转过程中会遇到这样那样的问题,但是采用OA平台后,大家发现,他们工作中可能用到的所有文件模板,都可以在内部网上找到,他们现在需要做的,就是按格式填写,然后保存或者打印。“使用者切实体会到便利,就不会产生抵触情绪。”

没有目标搞不好信息化

任锦华的直率在圈内是闻名的,他自称因为这个“毛病”,得罪过人,但是他从来不会说没有依据的话。他现在一人兼任中联部信息化办公室主任、保密委员会办公室主任、办公厅机要处处长三个职务,而这样将三个职务融为一身的情况在机关内还罕见,提到中联部信息化的成功秘诀,任锦华将信息化实施部门能够掌握实权、行使管理职能看为最关键的因素之一。
说起这个问题,任锦华举了一个车队司机的例子。“作为车队司机,你的职能是开好车、做好维修,确保领导出行的安全,但是至于领导要去哪里、去做什么,司机是没有权利作出决策的,他们也不可能作出什么决策。目前很多部委信息中心,作为‘车队司机’的角色,却在实施信息化实施者和管理者的职能,让技术部门主持管理工作,他们能做得好吗?电子政务建设的关键,不在于技术,而在于管理,只有切实掌握管理职能的部门,才能组织信息化工作。”以目前中联部为例,任锦华以及手下的工作人员负责着中联部电子政务总体规划制定,政务信息系统开发、运行、维护等等工作,并且掌握着中联部系统平台开发的核心源代码以及密码、密钥。
“中联部处于电子政务发展高级阶段的末期。”任锦华一番话说得有点狂妄,但是透着骄傲和自豪。那么电子政务发展高级阶段末期呈现出什么特点呢?他认为:这个阶段的信息化建设部门,应该是完全在实施管理职能并且能够自主的制定一些标准规范,并且能够组织其他部门和人员顺利地进行使用和实施。而就目前情况来看,中联部公务员使用政务信息管理系统平台的情况的确非常好。
为了证明这一点,任锦华给笔者做了如下的演示:进入中联部政务信息管理系统平台,在内部制文部分,他随意查询前后10天的记录,系统竟然检索出10万多条相关信息,并且在每条信息后边,显示出该文件被阅览、修改、保存或者打印的状态,并且显示出修改此状态的人员姓名和修改时间。

资金不是羁绊

与很多部委一样,中联部在实施信息化过程中同样遇到了资金的困难,中联部这几年每年在信息化上的投入只有100多万元,而其中用于软件开发的费用只有十几万元,直到目前,中联部内部网络带宽还只有10M,比很多部委都差得远。任锦华认为:大部分部委每年都能拿出几百万搞信息化,说起资金困难,很少有单位会比中联部还差,但是资金困难不应该成为电子政务建设的绊脚石,中联部就拿着最少的钱干成了最多的事情。在办公平台建设方面,为了节省资金,中联部没有像很多部委一样直接采用一些国外公司现成的办公系统,基于简单的文档数据库,可能平台,而是自行开发系统平台,而通过近几年的实践,任锦华发现,自行开发的这个平台更适合其政务办公信息系统的特点。
一些现成的办公系统简单的文档型数据库,可能适用于小型简单办公系统,其工作模式通常是“某人起草一个文件、传给某主管上司批示、办结”这一简单流程,特别适用于西方简捷的办公模式。其办公文档也没有太多的字段,一般情况下仅有文件标题、正文、起草人、批示人等十个左右的界面元素。而我国政务办公系统中的文档,每一个正文往往附带数十个附加字段,关系复杂、流程分散,更适合使用关系型数据库。
另外,政务系统通常都要求具备数据快速检索功能,当数据库中文档数量超过2~3万条时,几乎显得无能为力。比如,在10M共享网络上,10个用户同时查询具有一万个文档的数据库将费时数分钟,而一般部委内部网上均有数百个用户。
此外,综合统计能力差、可扩展性差以及成本过高等问题都限制了它在我国机关部委中的使用。任锦华告诉笔者,近年来,外经贸部、国土资源部、劳动和社会保障部在使用LotusNotes中,都遇到了这样那样的问题。
采访接近尾声时任锦华告诉笔者,中联部实施OA没有什么秘密可言,只是这几年的摸爬滚打积累了一些经验,他愿意把这些经验介绍给更多的单位。